Et møterom i dag kan ha mange formål, og det fysiske rommet tiltenk til denne virksomheten kan ha ulik egnethet til tiltenkt aktivitet.
Så hvordan kan det «gode møterommet» skapes ? Hvordan skape rom hvor inspirasjonen får spire, kreativiteten blomstre og samarbeidet får gode omgivelser til å utvikles?
Vi har satt 6 punkter som kan bistå i prosessen med å skape det gode møterommet
1. Samhandling
I dag trenger de fleste arbeidsplasser å skape møteplasser tilrettelagt for god og effektiv samhandling. Videokonferanse med deltagere fra avdelingskontoret, tilkobling via mobil eller fra et hjemmekontor er blitt helt vanlig, og nødvendig. Det bidrar til en effektiv arbeidsdag, i tillegg til både økonomiske og miljømessige besparelser. Ta et steg inn i fremtiden og tilrettelegg for streaming, dette vil gi positiv brukeropplevelse også for de mer tradisjonelle møtene. Uavhengig av behov for videokonferanse, er det å skape gode samhandlingsplasser viktig for enhver bedrift. Å innredning det gode møterommet er et viktig steg på veien for å skape god samhandling.
2. Innredning av møterommet
For å innrede et godt møterom, er det lurt å ha gjort seg noen tanker om hva møterommet skal bidra til og hvilke funksjoner rommet da bør ha.
Møtebordets utforming bestemmes av type møte. I et kreativt møte hvor kommunikasjon mellom deltakerne er viktigste faktor, vil et rundt bord være den beste løsningen.
I et samhandlingsrom hvor videokonferanse skal benyttes er ofte et kileformet bord et bedre valg, som gjør det enklere for deltakerne å se hverandre. Bordet bør være utformet slik at alle ser og hører hverandre godt.
Valg av stoler til møterommet er også avhengig av møtets form, tiltenkt lengde og rommets lydforhold. Å velge stoler med tilpasset ergonomiske egenskaper i forhold til møterommets tiltenkte bruk, er viktig. Å tenke på brukernes sittekomfort bidrar til økt konsentrasjon og øker effektiviteten på møtet. Bruk gjerne tekstilkledde stoler som bidrar positivt til rommets akustikk. Vurder gjerne stoler med hjul framfor uten, i rom som ikke er teppebelagt. Dette vil også bidra til en god «lyd-innredning». Involver leverandøren av møteroms innredningen tidlig i planleggingen av dine møterom, slik at den tekniske integreringen blir sømløs, brukervennlig og pen.
3. Video- og streaming løsning
Når et møterom skal benyttes til video/streaming kan det være nyttig å bruke to skjermer, slik at videodeltakere ser hverandre på den ene skjermen og presentasjonen vises på den andre. På denne måten opprettholder man dialogen, i tillegg til at flere personer kan vise sin skjerm samtidig. Legg derfor gjerne opp til flere tilkoblingspunkter i bordet, så sikrer du sømløs overføring mellom deltakerne. For en god løsning på møterommet anbefales det å involvere leverandøren av møteroms innredningen, slik at løsningen blir godt integrert i rommet og brukeropplevelsen optimal. God kapasitet på bredbånd er grunnleggende.
4. Brukeropplevelse
Mange elementer skal spille godt sammen for å skape det gode møtet.
Her skal både teknikk, bilde, lyd og mennesker samles og tiden er ofte dyrbar. Det er her viktig å legge tid og ressurser i å utvikle et godt brukergrensesnitt og gi en brukervennlig betjenings-guide. Et møte som starter godt, har et bedre utgangspunkt for å bli et effektivt og målrettet møte.
