Vi har her forsøkt å sammenstille noen tips og råd, som kan bistå dere i prosessen med å gjennomføre en Relokalisering og flytting av din bedrift og ansatte. Et slikt prosjekt kan også innbefatte nye arbeidsmodeller ved bla. flytting av ansatte fra celle-kontorer til åpent landskap, en ny arbeidshverdag med «free-seating» og aktivitetsbasert arbeidsmiljø til innredning av nye lokaler og anskaffelse av møbler og inventar. Her søker vi å gi deg tilgang til relevante fagartikler, og ikke minst tilgang til fagkompetanse.
En oppdragsprofil vil kunne danne et utgangspunkt, som gir dine leverandører et raskt og godt innblikk i prosjektets målsetning, organisasjonens behov og raskt innblikk i deres aktiviteter, prosesser og arbeidsmetodikk. Dette vil være med på å sikre suksessen i prosjektet. Så om du har hoppet rett til dette innlegget, kan vi gi deg et vennlig tips om å ta turen innom vår første artikkel «Anskaffelses guiden Steg 1» før du begir deg inn i detaljene på denne artikkelen.
Relokaliseringsprosjektets samarbeidspartnere
Et flytteprosjekt er ofte mer omfattende enn først antatt, og det å få oversikt over hvilke aktører som bør involveres og hva de tilbyr av tjenester kan være vanskelig.
Vi har her valgt å ikke uttale oss om hverken avslutning av eksisterende leieforhold, eller prosess med å finne de nye rette lokalene for deres bedrift, men om fasen som begynner etter relokaliseringen er bestemt og lokaler er funnet. Vi har satt opp noen punkter som vi mener kan være en hjelp på veien.
Ved å klikke på «aktørene» under vil du kunne finne utdypende informasjon om hva hver enkelt skal kunne hjelpe deg med, deres bidrag og tjenester. Ellers oppsummerer vi her helt overordnet om hver enkelt budsjettpost:
Overordnet budsjettramme
En intern prosjekt- og budsjettramme for prosjektet bør være tydelig definert og forankret i ledelsen før oppstart av prosjektet.
Interiørarkitekt
De fleste flytteprosjekter innebefatter også en plan om å endre arealenes bruksmønster, utnyttelse, innredning, atmosfære og/eller profil. Før dette har det gjerne vært noen foregående forhandlinger med næringslokalenes utleier, vedrørende lokalenes grunnleggende tilstand før overtakelse. Videre vil det da være naturlig å vurdere nytten i å involvere en fagkyndig Interiørarkitekt i prosessen. De vil kunne bistå med å skape et godt, attraktivt og effektivt miljø. Interiørarkitekten bør involveres helt fra prosjektstart, og vil kunne være positive bidragsytere i selve ombygging og eller innredningsprosessen, slik at de faglige synergiene vil gi et optimalt sluttresultat. Interiørarkitekten vil kunne bistå med å sette budsjettrammene for både innrednings- og møbleringsanskaffelsen.
Flyttebyrå
Selve den fysiske flyttingen i et relokaliseringsprosjekt er den mest avgjørende, omfattende og krevende delen av prosjektet. Ofte den delen av prosjektet som fort blir undervurdert, og som kan bli årsaken til forsinkelser og uforutsette kostnader. Profesjonell bistand i denne flytteprosessen fra et byrå som har lang erfaring fra denne type oppdrag vil være både praktisk, i tillegg til kostnadsbesparende. Et møte og en befaring og dere vil kunne få et raskt kostnadsoverslag på denne operasjonen. Her vil dere også kunne forvente å få god veiledning som bidrar til å minimere de ansattes belastning i slike flytteprosesser.
Innkjøpskonsulent
Profesjonell innkjøpskonsulent for delen som dreier seg om innrednings- og møbleringsanskaffelsen. Ved en større møbelanskaffelse, kan det være vel verdt å søke bistand fra en profesjonell innkjøper som har god innsikt, bredt kontaktnettverk og lang erfaring med denne type anskaffelser. Det er en bransje med mange aktører, som for ukjente kan virke uoversiktlig og uoverkommelig å navigere i. Her er det mange fallgruver, og besparelser å hente ved å få profesjonell bistand i både anskaffelsen/innkjøpet og oppfølging av denne delen av leveransen.
Møbelanskaffelsen
For å få et kostnadsoverblikk, og budsjettutkast til din inventar- og møbelanskaffelse, kan SenseOn sitt Prosjektlisteverktøy benyttes. Den gir en fin oversikt, kan deles og deres avtalekunde priser er tilgjengelig på deres «konto» etter registrering. Klikk på linken over, for en rask innføring i prosjektlisteverktøyet vårt.
Andre tjenester:
Kulturfremmende tiltak i et flytte- eller rehabiliteringsprosjekt
Ventetiden på å få komme inn i nye lokaler kan ofte virke lang, og det blir tid til prat i gangene, forventningene bygger seg opp og kanskje til og med noen kvier seg til ny hverdag i et helt nytt kontormiljø.
Da kan det være lurt å benytte ventetiden til å engasjere og involvere de ansatte til å gjøre seg noen tanker om hvordan de ønsker at den nye arbeidshverdagen skal bli ?
På denne måten skaper arbeidsgiver en arena hvor den ansatte får luftet eventuelle bekymringer, gleder og forventninger, og en handlingsplan kan legges tidlig i prosessen. En sunn «oppvarming» fram til overgangen til en ny arbeidshverdag, og de ansatte vil føle seg involvert, sett og forhåpentligvis hørt.
Noen forslag til felles aktiviteter i ventetiden:
- «Samspillsregler» – Det kan være at bedriften skal flytte sine ansatte fra «trygge» cellekontorer, til åpent landskap eller aktivitetsbasert landskap – og nye samspillsregler til felles etterlevelse vil sikre gode rutiner, god stemning og hyggelige arbeidsomgivelser
- Møte dagen – Hvordan vil man møtes når man kommer på jobben om morgen, nå i nye omgivelser har man anledningen til å starte gode felles rutiner for felles glede